Правила пользования конференц-залами, выставочными и другими залами Научной библиотеки НГТУ

1. Общие положения

1.1. Научная библиотека им. Г.П. Лыщинского (далее Исполнитель) предоставляет услуги по бронированию конференц-залов, выставочных и читальных залов [1] ( далее Залы) подразделениям университета или сторонним научным и образовательным организациям ( далее Заказчик).

1.2. Залы библиотеки предназначены для организации и проведения научных, образовательных, деловых, информационных и просветительно – массовых мероприятий, в форме: конференций, семинаров, вебинаров, учебных занятий, лекций, презентаций, мастер-классов, собраний, деловых и творческих встреч, соревнований, экскурсий, выставок.

1.3. Информация о Залах библиотеки, их оснащении, форма заявки, Календарь мероприятий размещаются на сайте библиотеки в разделе: Услуги/ Бронирование залов: https://library.nstu.ru/services/bronirovanie-zalov/

1.4. Бронирование Залов осуществляется на основании заявки [2], отправленной Исполнителю по электронной почте или предоставленной в печатном виде. Заявки принимаются только при наличии в библиотеке свободных помещений.

1.5. Подтверждением бронирования залов является подпись директора или администратора залов библиотеки на Заявке и размещение информации о мероприятии в Календаре мероприятий на сайте библиотеки.

1.6. Информация об изменениях, переносе даты, времени, отказе от бронирования и др. в ранее принятой и подтвержденной заявке, должна быть направлена Заказчиком Исполнителю не позднее, чем за сутки до начала мероприятия по электронной почте или телефону.

1.7. Минимальное время между мероприятиями составляет один час. Технический час включает в себя 30 минут до проведения мероприятия и 30 минут после его окончания и используется только для подготовки помещения к работе и уборки его после проведения мероприятия. Минимальное время между мероприятиями может быть сокращен в случае экстренной ситуации.

1.8. Вход в конференц-залы и читальные залы библиотеки со своими напитками и продуктами питания запрещен. Питание гостей производится только в специально отведенной зоне или в кафетерии библиотеки.

Организация питания [3] участников мероприятий осуществляется силами Заказчика на основе договора с организациями общественного питания.

2. Права, обязанности и ответственность библиотеки

2.1. Исполнитель имеет право требовать с Заказчика исполнения настоящих Правил.

2.2. Исполнитель обязан предоставить Заказчику своевременные и качественные услуги по методическому и техническому сопровождению мероприятий:

· прием и учет Заявок на мероприятие;

· переговоры с Заказчиком, решение конфликтных ситуаций;

· размещение информации о мероприятии в Календаре мероприятий на сайте библиотеки;

· обеспечение комфортных условий для проведения мероприятия, чистоту и порядок;

· предоставление места и мебельного оборудования для регистрации участников;

· настройку и работу библиотечного оборудования, сопровождение мероприятия техническим специалистом библиотеки;

· предоставление стендов или специального места для размещения рекламных материалов и объявлений, размещение информации о мероприятии на телевизионных экранах или сайте библиотеки [4];

· предоставление помещения или специальной зоны для проведения кофе-брейков, фуршетов;

· консультирование по вопросам бронирования залов и организации мероприятия.

2.3. Залы библиотеки предоставляются Заказчику полностью подготовленными, со стандартным набором оборудования и мебели. Информация о необходимости предоставления дополнительного библиотечного оборудования и мебели должна быть отражена в Заявке. Дополнительное библиотечное оборудование и мебель предоставляются Заказчику только при возможности его перемещения в другие помещения библиотеки, без ущерба для работы читателей. Перенос и установка крупногабаритного библиотечного оборудования и мебели осуществляется силами Заказчика.

2.4. Исполнитель несет ответственность за техническое состояние и работу оборудования библиотеки, но не несет ответственности за техническое состояние и работу дополнительного оборудования Заказчика.

2.5. Исполнитель не несет ответственности за имущество Заказчика и личные вещи участников мероприятия.

2.6. Исполнитель не несет ответственности за возникшие не по его вине форс-мажорные обстоятельства ( центральное отключение электричества, теплоснабжения, водоснабжения, wi-fi, ремонтные работы, чрезвычайные ситуации и стихийные бедствия)

2.7. Исполнитель вправе потребовать прекращения мероприятия в случае недостойного поведения Заказчика и несоблюдения Правил пользования Залами.

3. Права, обязанности и ответственность Заказчика

3.1. Заказчик имеет право требовать от Исполнителя предоставления своевременных и качественных услуг по организации и проведению мероприятий, в соответствии с п.2 настоящих Правил.

3.2. Все вопросы, связанные с проведением мероприятия оговариваются заранее. Заказчик обязан своевременно предоставлять информацию, необходимую для оказания услуг.

3.3. Заказчик имеет право вносить и размещать на площадках библиотеки собственное техническое и мебельное оборудование, рекламные материалы. Осуществлять въезд и парковку машин участников мероприятий на территории НБ НГТУ. Информация о размещении в залах библиотеки дополнительного оборудования или мебели Заказчика, его ввоз и вывоз с территории НГТУ, въезд и парковка автомобилей, согласовывается с администрацией библиотеки и оформляется служебной запиской [5] на имя Проректора НГТУ по общим вопросам или начальника службы безопасности НГТУ. Внос, вынос и размещение дополнительного оборудования Заказчика осуществляется силами Заказчика.

3.4. Заказчик обязан согласовывать подключение своего оборудования, размещение мебели, рекламных материалов с Исполнителем.

3.5. Установка, настройка и использование дополнительного оборудования Заказчика производится только при технической возможности и совместимости с оборудованием Исполнителя.

3.6. Рекламные материалы и объявления размещаются на специализированных стендах или в специально отведенных местах. Размещение рекламных материалов и объявлений на стенах, дверях, окнах, стеллажах и другом оборудовании библиотеки – запрещено. Рекламные материалы должны соответствовать тематике мероприятия.

3.7. Заказчик несет ответственность за сохранность библиотечного имущества в помещениях библиотеки. В случае повреждения или утраты библиотечного имущества, Заказчик должен возместить стоимость нанесенного материального ущерба в соответствии российским законодательством на основе акта о порче/утрате имущества.

3.8. Заказчик несет ответственность за соблюдение участниками мероприятия правил техники безопасности и противопожарной безопасности. Запрещается курение в помещениях библиотеки, использование химических веществ, взрывоопасных, колющих и режущих предметов.

3.9. В случае превышения количества участников более 100 человек или проведения мероприятий в вечернее/ночное время или в выходные дни, Заказчик, в лице ответственного организатора, обязан пройти в библиотеке инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности. Проведение мероприятий в вечернее (после окончание работы библиотеки) и ночное время, в выходные и праздничные дни является исключительным случаем и должно быть согласовано с соответствующими службами университета.

3.10. При проведении студенческих мероприятий, Заказчик должен предоставить Исполнителю Заявку или служебную записку о согласии/подписи на проведение мероприятия от декана факультета или Проректора НГТУ по учебной работе.

3.11. При проведении массовых мероприятий с участием детей более 100 человек, Заказчик должен обеспечить присутствие на мероприятии медицинского работника и доступ участников к питьевой воде.

3.12. По окончании мероприятия Заказчик должен известить об этом Исполнителя и сдать Залы в надлежащем виде, а Исполнитель должен принять Залы.
3.13. В случае проведения мероприятия до 20 часов (окончание работы библиотеки), Заказчик обязан покинуть помещения библиотеки за 10 мин. до закрытия библиотеки, если иное не согласовано с соответствующими службами университета.

[1] Читальные залы предоставляются Заказчику только для проведения крупных мероприятий или в экстренной ситуации, без ущерба для работы читателей.

[2] Форма заявки см. приложение №1

[3] В организацию питания входит: чаепитие, кофе –брейк, фуршет, завтрак, обед, ужин, банкет, оформление столов и помещения, обслуживание и вынос мусора, расстановка мебели.

[4] Размещение информации о мероприятии на телевизионных экранах библиотеки или сайте библиотеки осуществляется по заявке Заказчика. Текст для размещения информации предоставляет Заказчик минимум за сутки до начала мероприятия.

[5] Форму служебной записки см. Приложение №2

Назад к списку